Jika anda adalah seorang IT manager, berada di sebuah perusahaan menengah yang memiliki resource terbatas untuk IT, Solusi apa yang anda lakukan untuk Dokumentasi ? dan seberapa penting bagi anda arti keberadaan Dokumentasi, baik dari sistem IT anda maupun organisasi ? lalu jika masalah ini telah di identifikasi, bagaimana dengan solusi yang bisa anda berikan ? menyimpan dokumentasi anda dalam MS Word, dengan masing masing nama file yang anda urut, dan mencari refrensi kalau ada yang membutuhkan…… dan semakin banyak dokumentasi dalam data anda semakin ruwet bagi anda untuk meng organisir nya, seperti yang kita ketahui, dokumentasi itu selalu bertambah, dan terus bertambah…

Misalkan, dalam perusahaan ada user baru, haruskah staff departemen IT anda melakukan hal hal yang sama ? dengan pertanyaan yang sama ke telinga staff anda, misalnya saja, user saya mana ? email saya apa ? bagaimana cara mengakses ke server ini, bagimana kalau saya ingin akses ini, dimana saya bisa dapatkan colokan listrik, siapa yang harus saya hubungi kalau komputer saya mati ? atau kalau network saya down ? atau kalau saya tidak bisa akses ke server….

Untuk insiden semacam ini anda harus meng track sebuah flow dimana anda bisa meng automatisasi semua proses ini menjadi sebuah proses dengan input yang jelas dan staff anda pun akan bekerja dengan jelas, tidak ada ding dong ding dong masalah, ketika user memiliki masalah A, dan anda telah menyiapkan dokumentasinya untuk diakses oleh user tersebut, sehingga User pun akan berhubungan dengan orang yang tepat, tampa ding dong ding dong masalah.

Lalu, kalau begitu IT butuh solusi, tentu saja yang “ngga bayar” kata para bos bos management, kalau mau yang berbayar, bisa gunakan Sharepoint portal yang merupakan solusi collaboration terbaik tahun ini, namun ? anda membutuhkan dana yang cukup besar untuk mengimplementasikan dan menerapkan ini,  lantas apa yang harus sang Manager lakukan ? More…